On ne se contera pas d’histoires : entre le travail, la vie de famille, les loisirs et les amis, l’horloge devient vite une ennemie. On rêve tous d’une journée de 48 heures et d’une semaine de 8 jours, mais la réalité est tout autre. Comment être à la fois efficace, dynamique et heureux? Voici quelques petits trucs.
Faire une liste de priorités
Chaque semaine, dressez une liste de choses à faire (ce truc est valable aussi à la maison). Triez ce qui se trouve sur la liste en fonction de votre poste, de vos priorités et de vos obligations :
1) ce qui est urgent et important;
2) ce qui est urgent, mais non important;
3) ce qui est non urgent, mais important;
4) ce qui est non urgent et non important.
Faites toujours les tâches les plus ennuyeuses en premier et regroupez vos activités. N’oubliez pas que faire une tâche une heure tous les jours prend davantage de temps et d’énergie que l’expédier d’une seule traite. De plus, les très grosses tâches sont plus faciles à aborder lorsqu’elles sont divisées en plusieurs petites tâches.
Si vous le pouvez, déléguez à un collègue de confiance, un subalterne, un proche ou un membre de la famille certaines tâches. Il est important de s’entourer de « bras droits », et ce, autant au travail qu’à la maison. Si vous êtes du genre à vouloir tout contrôler au travail, essayez de donner des responsabilités et d’accorder de l’autorité à quelqu’un d’autre. À la maison, faites participer vos enfants à la préparation des repas et aux tâches ménagères. Augmentez le nombre de leurs responsabilités au fur et à mesure qu’ils grandissent. Surtout, n’oubliez pas de féliciter et de remercier toute personne qui a mené sa tâche à terme.
Apprendre à dire non
Pour ne pas déplaire, on se sent obligé de dire oui à tout. Mais les prétendues urgences en sont-elles vraiment? Votre présence à cette soirée X est-elle absolument indispensable? En faites-vous plus que vous ne le devriez? Si vous vous sentez débordé, vous pouvez refuser certaines tâches. À la personne qui vous fait une demande pressante, répondez avec le sourire et demandez le pourquoi de l’urgence et si cela peut attendre. Jetez un coup d’œil à votre agenda avant de dire : « Non, je suis désolé. » ou « Je comprends, mais ce ne sera pas possible. »
Dire non n’est pas facile. Vous ressentirez peut-être un peu de culpabilité au départ mais, avec le temps, vous en retirerez une très grande satisfaction personnelle, car vous pourrez consacrer votre temps aux tâches vraiment importantes.
Utiliser de façon judicieuse les outils de gestion du temps
Ces outils servent à la fois d’aide-mémoire, de guide et de mesure du rythme de travail. Que vous soyez adepte du papier ou maniaque d’informatique, il en existe un – ou plusieurs – pour vous. Voici les principaux :
• Les agendas papier et les agendas électroniques.
Les agendas papier sont offerts dans une foule de formats et de modèles différents. Ils peuvent contenir non seulement les tâches à effectuer chaque jour, mais également toutes sortes de renseignements utiles. On peut y inscrire les dates importantes (anniversaires, spectacles, rendez-vous, etc.).
Les agendas électroniques sont, par définition, des logiciels qui permettent la gestion de données telles que les rendez-vous, les adresses, etc. Par extension, ils désignent également les ordinateurs de poche qui remplissent ces fonctions (aussi appelés assistants personnels, assistants numériques personnels ou assistants électroniques de poche).
• Le calendrier.
Il procure une vue d’ensemble des activités du mois et permet de planifier à long terme des tâches. On peut y inscrire les dates et les événements importants en utilisant, par exemple, des couleurs et des symboles différents pour les événements particuliers.
• Le gestionnaire d’informations personnelles.
C’est le fameux Outlook de Microsoft, un logiciel destiné à la gestion et à la planification personnelles dans un cadre de travail, qui comporte habituellement des fonctions telles que le carnet d'adresses, l’agenda, le bloc-notes, etc. Il se rapproche de plus en plus de l'agenda électronique.
• Les téléphones intelligents.
Les téléphones intelligents, comme le iPhone ou le BlackBerry, ont décidément la cote. Ils intègrent un assistant numérique personnel en plus de leurs fonctions téléphoniques. Ils sont munis d’un calendrier et d’un agenda pour planifier tous les rendez-vous. Si vous avez tendance à oublier vos rencontres, certains permettent de recevoir des rappels sous forme d’alerte sonore ou de lumière clignotante. Il est également possible d’enregistrer des notes vocales. Il s’agit d’un moyen rapide de dresser une liste de tâches et de la conserver. Comme il existe plusieurs modèles de téléphones intelligents, pour trouver le vôtre, il faut magasiner et déterminer à l’avance l’usage que vous en ferez.
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